Hybride Formate effizient umsetzen Hybride Meetings mit vitero inspire

Eine hybride Veranstaltung zeichnet sich dadurch aus, dass die Teilnehmer auf unterschiedliche Weise, sowohl remote als auch vor Ort, am Meeting teilnehmen. Während sich diese zum einen Teil online zuschalten, befindet sich der andere Teil für das Meeting vor Ort in einer Face-to-Face Gruppe.

Gefördert durch die Corona-Pandemie setzt sich das hybride Arbeiten im Arbeitsalltag in allen Branchen immer mehr durch. Daher wird es für Unternehmen verstärkt wichtig eine geeignete Lösung für hybride Meetings einzurichten.

Je nach Teilnehmerzahl erfordert eine hybride Veranstaltung unterschiedliche technische Voraussetzungen. Bei kleineren Meetings sollten idealerweise alle Teilnehmer mit einem Laptop oder einem anderen mobilem Endgerät, und die Besprechungsräume mit einer hochwertigen Freisprechlösung ausgestattet sein, welches mit einem der Laptops verbunden wird. Des Weiteren ist ein großes Display oder Beamer sowie eine Videokonferenz-Kamera hilfreich. Für alle Teilnehmer sollten die gleichen Rahmenbedingen geschaffen werden. Für größere Gruppen empfiehlt sich eine Rollenverteilung, in denen ein Moderator die Leitung übernimmt. Eine Software sollte technisch auf intuitive Bedienbarkeit ausgelegt sein, die Interaktion zwischen den Teilnehmern fördern und eine Struktur in den Veranstaltungen ermöglichen.

Hybride Settings ermöglichen es räumlich getrennten Teams mit Kollegen vor Ort in der Gruppe, als auch mit online zugeschalteten Kollegen gleichermaßen in den Austausch zu kommen. Dadurch verschaffen hybride Veranstaltungsmodelle Teilnehmern im Arbeitsalltag mehr Flexibilität durch eine ortsunabhängige Teilnahme – ganz egal, ob sich alle Kollegen gemeinsam im Büro treffen oder ob sich einzelne Teilnehmer online zuschalten. Dadurch lassen sich der Arbeitsalltag und das Privateben besser miteinander vereinen. Aber auch bei exklusiven Events haben hybride Veranstaltungsmodelle Vorteile. Sie können beispielsweise international abgehalten werden, wenn auch nur einzelne Teilnehmer von einem anderen Ort aus teilnehmen können.

Eine besondere Herausforderung bei hybriden Veranstaltungen entsteht, wenn sich der Großteil der Teilnehmer zusammen in einem Präsenzraum, also in einer Face-to-Face Gruppe befindet und nur einzelne Teilnehmer online zugeschaltet werden. Für diese Teilnehmer ist es dann viel schwieriger an einer lebhaften Diskussion und am kollaborativem Arbeiten teilzunehmen. Dies erschwert es im Weiteren auch die Transparenz aufrechtzuerhalten. Außerdem haben die Teilnehmer im hybriden Meeting unterschiedliche Grundvoraussetzungen, weil sie sich in ganz unterschiedlichen Umfeldern befinden. Dies wirkt sich auf den Beteiligungsgrad der Teilnehmer und die Kommunikationseffektivität aus. Hier müssen Anreize für mehr Aufmerksamkeit geschaffen werden. Eine weitere Herausforderung wird als Split-Attention-Problematik bezeichnet. Sie umfasst die Schwierigkeit, die sich für einen Moderator in einer hybriden Veranstaltung ergibt. Er muss besonders darauf achten beide Teilnehmergruppen gleichermaßen mit einzubeziehen: Die Präsenzgruppe und die virtuellen Teilnehmer. Wir bei vitero haben gezielt nach einer intuitiven Lösung für die aktuellen Herausforderungen gesucht und dabei den Hybrid-Mode in vitero inspire entwickelt – verfügbar ab dem Release 4.2.

vitero hat für hybride Veranstaltungen den Hybrid-Mode entwickelt. Dieser umfasst mehrere Vorteile. Die Remote User sind ebenso sowie die Face-to-Face User in gleicher Weise dauerhaft im virtuellen Raum repräsentiert und werden visualisiert. Dennoch haben alle Teilnehmer eigene Kontrolle darüber, wann ihr Livebild übertragen wird. So oder so ist immer ersichtlich, wer gerade spricht und der Moderator hat immer alle Teilnehmer im Blick. Dies erleichtert gemeinsame Diskussionen. Durch unsere Funktionalitäten, wie Abfragen oder kollaborative Anwendungen, wird die Transparenz und Interaktion im Meeting gefördert. Unsere Experten geben Ihnen außerdem die besten Ratschläge, wie eine hybride Veranstaltung am besten gelingt und eine Überforderung für den Moderator bzw. Trainer vermieden werden kann.